Transparência: valor ou desafio na Gestão de Projetos?

A transparência é uma das características mais valorizadas e fundamentais da metodologia ágil. No entanto, empresas e organizações demonstram frequentemente resistência à implementação plena desse princípio. Esse comportamento, aparentemente paradoxal, pode ser explicado por fatores culturais, estruturais e comerciais que permeiam essas organizações e suas relações contratuais.

"Ah... mas a empresa onde eu trabalho é transparente". Será mesmo? Infelizmente, quando não enfrentamos a falta de transparência dentro da nossa organização, ela aparece no fornecedor, no cliente e/ou por outras vias. Exemplos comuns incluem a ocultação de informações financeiras, decisões de gestão implícita, metas e objetivos omitidos, critérios nebulosos para promoções e avaliações, comunicação restrita sobre problemas ou riscos, mudanças de políticas internas não divulgadas, falta de transparência nos projetos e a má gestão de feedbacks e reclamações.

Tenho observado que as razões por trás dessa dificuldade em adotar a Transparência no dia a dia das empresas de tecnologia tem muitos motivos. Veja se você concorda comigo.

• Por que as Empresas Resistem à Transparência?

Nas empresas de TI, transparência é essencial não apenas como um valor ágil, mas também como um princípio de boa governança e eficiência. Gerir com transparência é tornar acessíveis e compreensíveis todas as ações e decisões tomadas ao longo do projeto. Envolve garantir que as informações sejam claras, completas e comunicadas de maneira que promovam entendimento e confiança. Ainda assim, muitas organizações enfrentam desafios para abraçar esse conceito devido a alguns fatores. Vejamos.

1. Medo de Exposição a Falhas:
Há um entendimento de que a transparência expõe ineficiências, erros ou atrasos, sujeitando a empresa a críticas, impactos na concorrência ou prejuízos financeiros.

2. Cultura de Comando e Controle:
Organizações com estruturas centralizadas podem encontrar dificuldades em promover uma troca aberta de informações, criando resistência natural à transparência.

3. Complexidade dos Processos Internos:
Em empresas com processos burocráticos e fluxos de trabalho complexos, implementar transparência pode parecer uma tarefa complicada e desafiadora.

4. Falta de Adaptação a Cultura Ágil:
A transição para uso de metodologias ágeis exige mais do que mudanças de processos, ela requer uma mudança cultural de mindset que leva tempo para ser efetivamente desenvolvida. Isso torna o processo moroso para que as pessoas entendam o benefício da transparência.

5. Pressão por Entregas:
A visibilidade sobre os problemas pode aumentar a pressão para cumprir prazos, especialmente quando há expectativa de entregas rápidas e isso se torna um motivo para não ser transparente.

6. Interesses Comerciais e Contratuais:
Revelar detalhes excessivos pode abrir margem para renegociações contratuais que afetem a lucratividade ou exponham dependências tecnológicas.

7. Falta de Interesse da Gestão: As vezes é hábito cultural que a gestão não seja transparente em seus processos e projetos, consequentemente com as pessoas.

Porque mesmo com todas estas dificuldades em adotar a Transparência, ela ainda se torna o melhor caminho para o sucesso nos projetos?

A transparência oferece oportunidade de melhorar a eficiência, a confiança e entrega de valor. Os benefícios sao muitos:

• Constrói confiança: A transparência fortalece a relação entre colaboradores, clientes e stakeholders, mostrando que a empresa é ética e responsável.

• Melhora a comunicação: O fluxo aberto de informações reduz mal-entendidos e aumenta a clareza nos objetivos.

• Facilita a tomada de decisões: Quando todos têm acesso a informações relevantes, as decisões podem se tornar bem fundamentadas.

• Promover a responsabilização: As equipes se tornam mais responsáveis ​​pelos resultados, sabendo que seus processos estão sendo monitorados de forma aberta.

• Fortalece a cultura organizacional: Empresas que adotam transparência para criar ambientes mais saudáveis, promovem colaboradores mais engajados e comprometidos.

• Aumenta a lealdade do cliente: Consumidores valorizam marcas honestas e desejam apoiar empresas que demonstrem ética.

• Reduz ruidos e desentendimentos: A abertura de informações minimiza mal-entendidos e fofocas que podem desestabilizar equipes.

• Contribui para o aprendizado contínuo: Compartilhar sucessos e fracassos permite que a organização evolua mais rapidamente.

• Melhora o desempenho dos projetos: A transparência nos objetivos, prazos e desafios do projeto garante alinhamento e foco entre as equipes.

Afinal, como a Metodologia Ágil pode aumentar a transparência nos projetos?

A metodologia ágil promove a transparência e oferece ferramentas e práticas que tornam sua implementação mais segura e eficaz. Isso é alcançado por meio de:

1. Entregas Incrementais:
Trabalhar em incrementos menores permite identificar problemas em escala reduzida, promovendo um ambiente de aprendizagem e adaptação contínua.

2. Reuniões Frequentes e Colaborativas:
Cerimônias como as Dailies, Reviews e Retrospectivas criam momentos regulares para compartilhamento de informações, ideias e feedback, fortalecendo a confiança e a colaboração.

3. Indicadores de Desempenho Claros:
Definir métricas objetivas reduz o medo de interpretações subjetivas ou mal-entendidas, trazendo maior clareza para o progresso do projeto.

4. Exposição regular do progresso e dos desafios do projeto:
Algumas abordagens ágeis como Kanban, Lean, XP, Scrum, Safe e ferramentas como Jira, Azure Devops, Service Now e outros podem promover a transparência dos processos e execução dos projetos.

5. Canais de comunicação abertos e eficientes: deixar claro para todos os envolvidos o canal de comunicação, podendo usar quadros compartilháveis para que todos se comuniquem e garanta um fluxo livre de informações entre todos os níveis da organização.

Embora desafiadora, a transparência é um valor essencial para o sucesso dos projetos. Ela ajuda a identificar anecipadamente os desvios de qualidade, a melhorar continuamente os processos, ampliar a colaboração, maximizar o valor entregue e melhorar a eficiência dos processos.